Ufficio diffuso e cura delle relazioni

 L’importanza della community aziendale

 Operare in un contesto sempre più caratterizzato da una modalità diffusa e diversificata di luoghi di lavoro (uffici aziendali, uffici virtuali, casa, spazi inserito nel contesto urbano) necessita di un approccio che coinvolga in una progettualità comune e coordinata le funzioni IT, HR e Facility.

In particolare, oltre agli aspetti legati al design degli ambienti e alla loro connessione, alla scelta delle tecnologie, all’adeguamento dei processi, la modalità dell’ufficio diffuso richiede una particolare attenzione anche su un altro elemento: la relazione tra le persone.

Questo perché le nuove modalità di lavoro, basate sui principi di autonomia e flessibilità delle persone nella scelta di orari e spazi di lavoro, hanno modificato, non solo le procedure di conduzione del lavoro stesso, ma anche il contesto relazionale sia tra manager e collaboratori sia tra i collaboratori stessi. La virtualità e la distanza fisica rendono più evanescenti le occasioni di scambio relazionale, soprattutto informali, comportando un cambiamento nelle dinamiche relazionali e nelle modalità con le quali le persone instaurano e mantengono una relazione interpersonale.

Costruire relazioni profonde con i colleghi è però un elemento chiave per ogni persona al fine di dare un senso all’adesione al proprio gruppo di lavoro e, più in generale, per identificarsi con i valori e la cultura dell’organizzazione. Numerosi studi hanno dimostrato l’importanza per le persone di intrattenere rapporti amichevoli nell’ambiente di lavoro, in misura addirittura superiore agli incentivi economici e ai benefit aziendali al fine di ottenere un buon clima organizzativo

Su questo tema importanti contributi derivano dai risultati degli studi realizzati dalla professoressa statunitense Beth Schinoff, docente di comportamento organizzativo. Studi dedicati a come le persone si definiscono al lavoro e come si relazionano con gli altri. In particolare, un contributo importante deriva da uno studio condotto su un’azienda statunitense operante nel campo dell’informatica: gli smart workers partecipanti alla ricerca riconoscono il valore intrinseco dei rapporti di amicizia, e ritengono che la virtualità abbia modificato il processo attraverso il quale un rapporto lavorativo con i colleghi si trasforma in una relazione di natura personale. Ciò è dovuto, a loro avviso, alle specificità di questo contesto di lavoro in cui vi sono limitate occasioni per la condivisione informale di esperienze di vita personale, fondamentali per garantire una convergenza di valori e di interessi tra le persone.

 

L’utilizzo di comunicazioni via e-mail e messaggistica istantanea non consentono di cogliere il linguaggio del corpo e i segnali non verbali che sono invece evidenti in un’interazione dal vivo.

La ricerca individua alcune soluzioni per superare queste criticità, mettendo in luce il necessario coinvolgimento sia dei livelli manageriali sia della community aziendale nella sua interezza.

Ai manager è richiesto di porre particolare attenzione a creare le condizioni per mantenere viva la relazione delle persone sia attraverso la creazione di occasioni coinvolgenti di incontro fisico sia utilizzando nel modo più ampio ed efficace le possibilità offerte dalle tecnologie prevedendo, ad esempio, appositi spazi di discussione libera e stimolando i partecipanti alla condivisione delle informazioni possedute e delle esperienze personali. A tal fine, saranno altresì da prevedere specifiche attività di formazione affinché le persone sviluppino le “relational digital skills“, indispensabili per trasformare una conoscenza superficiale in un rapporto di natura personale in contesti virtuali.

Tutte le persone che costituiscono la community aziendale, a loro volta, dovrebbero comportarsi in maniera di andare al di là di interazioni formali, associate esclusivamente allo svolgimento di task specifici.  In questo senso, è importante creare degli ambienti digitali nei quali le persone possano condividere comunicazioni e interessi personali dimostrando un sincero interesse alla vita dei colleghi per poter consolidare anche una relazione più intima.

Gli studi di Beth Schinoff ci indicano, quindi, come non sia da sottovalutare il tema delle relazioni interpersonali dato che esse rivestono un ruolo strategico sia a livello individuale, sia di gruppo e sia per l’azienda nel suo complesso.